文秘工作应具备哪些气质(能干的秘书们)
文秘工作应具备哪些气质(能干的秘书们)
身为文秘，本身工作应具备一些气质，你知道是哪些吗?本文是我为大家整理的文秘工作应具备哪些气质，仅供参考。
文秘工作应具备四种气质
秘书工作就为领导服务、为各部门服务、为人民群众服务，其核心就是为领导当好参谋、搞好服务，秘书工作无小事，每一个工作环节都关系到全局的发展，所以秘书工作对秘书工作者要求特别高，要做一个合格的秘书，必须善于学习、勤于实践、敢于创新、甘于奉献，使自己具备一点即通的灵气、举重若轻的大气、与时俱进的锐气、默默无闻的“傻”气。
一、善于学习，培养一点即通的灵气
当今社会已进入知识经济时代，日进千里，领导者素质越来越高，趋向于高学历、高水平，秘书工作所面临的环境也越来越复杂，要求秘书工作者必须具备一点即通的灵气，举一反三的悟性。求木之长者，必固其根本;欲流之远者，必浚其泉源。培养灵气必须加强学习，学习之匙能开所有问题之门。一是端正 学习态度 ─从零点起。态度决定一切，要有一种为人徒的心态，谦虚谨慎，一切从零开始。要有求饥若渴的学习欲望，学习上要不知足;要有只争朝夕的学习精神，舍得花时间，甘于流汗水。二是丰富学习内容─破万卷书。加强政治理论学习，加强党的方针政策学习，学会用马克思主义的 方法 、立场和观点来观察、分析和解决问题;加强秘书业务知识学习，熟悉工作流程，提升业务能力，提高工作效率;加强市场经济、法律和行政管理等相关知识学习，加强文学修养，拓宽知识领域，优化知识结构，熟悉新鲜事物，克服本领恐慌。三是拓展 学习方法 ─采众家长。常言道：山不辞碎石方能成其高，海不辞滴水故能成其大。只有不断地汲取他人的智慧和长处才能不断地提高自己的能力。人伴良贤智转高，要向领导同志学;人民群众是智慧的创造者，要向群众学;三人行必有我师，要向同事学和业务骨干学;他山之石可攻玉，要借鉴 其它 单位的成功 经验 。
二、勤于实践，培养举重若轻的大气
秘书工作每天都要面对许多纷繁细乱的事物，要和各种人群打交道，经常会遇到各种预料不到的事情，这就要求秘书工作者必须有一种举重若轻的大气，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具备驾轻就熟的工作方法。实践出真知，实践出人才，只有通过不断的实践才能培养举重若轻的大气、驾轻就熟的工作方法。一是做小事要用“放大镜”。小事中孕育着大事，这是秘书工作的特点，如日常值班、上传下达、会场布置、后勤服务、接人待物等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，对全局工作造成不得的影响。因此必须胸怀大局、放眼宏观，要能“一叶而知秋”，拥有洞穿事物本质的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中见大、以大代小和以小促大。要建章立制，对看似小事的经常性工作，写在纸上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新意。二是遇事杂要像“计算机”。办公室工作千头万绪，任务琐碎繁杂。要避免眉毛胡子一把抓，头脑要像计算机一样有条不紊，绘制一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，不能乱为。要分清主次，避免重要工作没抓住，次要工作用力过了头，吃力不讨好，事倍而功半。要领会意图，不了解领导意图，是盲人骑瞎马，到处乱撞，干不好还会南辕北出。吃透了领导意图，办事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解。要遵守规矩，没有规矩不成方圆。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，能处理的敢拍板，要反馈的不截留。三是碰急事要像“稳压器”。办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，秘书工作者必须敏感、冷静，不能盲为。要泰然处之，不管事情多么突然，多么紧急，要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。要沉着应付，在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四，使问题复杂化以致妨碍问题的解决。要有主见，面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。四是做难事要像“救火队”。在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事，秘书工作者必须坚持做到：不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞;不怕得罪人，将自己的荣辱名利抛于脑后;不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、饿扁肚子也心甘情愿。
三、敢于创新，培养与时俱进的锐气
创新乃活力之源，乃事物进步的根本动力，没有创新，工作无异于无源之水，臭气熏天。秘书工作最忌墨守陈规。作为一个秘书工作者，要有前瞻性和发散性思维，要想领导之所想，想领导之未想，如果做不到这点，由领导支配着自己，被领导牵着鼻子走，这样是不合格的。因此，做什么事情，秘书都要想在前面，要走在前面，要写在前面，要有一股与时俱进的锐气，一股初生牛犊不怕虎的生气，要敢于突破常规，开拓创新。一是创新要从面上着眼，纲举目张。要 创新思维 方式，要打破惯例，开阔思路，用新的观念谋划工作，分析新情况，研究新问题，探索新路子。要创新制度，加强制度建设。要提高秘书工作效率，追求零误差必须要实现规范化和制度化管理，要用科学合理的制度规范每一个工作环节。要创新工作方法，发挥主观能动性，谋新策、出新招、创新意，把创新的理论和要求体现到工作中去。要创新服务内容。出主意当参谋，实现由被动服务向主动服务、滞后服务向超前服务、常规性服务向创造性服务转变，使服务内容更周到，领导同事群众更满意。要创新服务方式。要适应信息技术快速发展带来的新变化，努力创新服务手段，探索电子化办公，提高工作效率。二是创新要从点上着手，循序渐进。千里之行始于足下，创新也可以是一种改进，要从细节上 总结 升华，量的不断积累才会有质的飞跃。要从日常工作中做起，要从每一件小事做起，要从每一个工作环节做起。拓宽工作领域，拉长工作链条，改进工作方法，规范工作流程，都是一种创新。比如，遇到一件从来没经手过的事情，经过认真思考，最后圆满完成了工作任务，得到了领导的认可，及时把这种临时性的做法予以总结，使之经常化、制度化，这就是创新。再比如，在借鉴别人、总结自己的基础上，把原来的工作方法进一步规范化、科学化，使之更加符合工作的特点和规律，更能符合形势和任务的要求，这同样是创新。总之，要多留心，多借鉴，多研究，创造性地开展工作，要用一种蓬勃的锐气使工作不断推陈出新。
四、甘于奉献，培养默默无闻的“傻”气
秘书工作具有从属性、辅助性、被动性，秘书工作必须以服务为第一要务，并切实将服务意识转化为自觉行动。要搞好服务秘书工作者就要有吃苦耐劳、无私奉献的精神，要有一股默默无闻的“傻”气。树立不为名、不为利、埋头苦干的为民思想，两耳不闻名利事，一心只干手中活。甘为绿叶衬红花，甘为他人作嫁裳。一要树立“吃亏是福”的思想。秘书一天到晚忙个不停，工作强度大，工作时间长，工作内容杂，辛苦幕后无人知，风光台前没有份，如果没有不怕吃亏的精神，没有吃亏是福的思想，就耐不住清贫、守不住寂寞、干不好工作，得不到领导、同志的认可。二要树立苦中作乐的思想。秘书工作艰苦，生活清苦，作习毫无规律，上班要先于人，下班要后于人，晚上要挑灯熬夜，平时要随喊随到，动手的事多，动脑的事多，精神压力大，身体负荷大，生活空间小，工作待遇低，整天处于一种高度紧张和忙碌的工作状态，没有一种苦中作乐的思想是无法胜任的。三要树立“逆来顺受”的思想。受气是秘书工作者的家常便饭。工作中一件事做得不好或不是很圆满，有时会换来领导批评;下面的同志或群众来访，有情绪有委屈不管三七二十一，首先往秘书身上发;在家里，家属不理解，还要受委屈。所以秘书工作者必须要树立“逆来顺受”思想，能够正确对待批评和牢骚，学会换位思考，要把领导批评当作一种爱护，把群众的过激情绪当作是对组织的信任，把家属的牢骚当作是对自己的关心，只有这样才能心中无气，潜心工作。
论秘书意识与气质的修养
古时君王视秘书为股肱之臣。当今领导人用秘书如左膀右臂。秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但是，仅仅具备这些基本的素质，还不是合格的秘书人才，还不能说是一个精明能干的秘书。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契，使领导得心应手，并达到心领神会，挥洒自如的境界，仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还必须具备和培养良好的秘书意识和气质。
自我意识与角色意识的对立统一
唯物主义认为，存在决定意识。人们的自我意识是在 社会实践 中产生的发展的，它表现愿望、意向、兴趣、理想、信念等。自我意识的高层次表现为一种丰富性动机，就是在社会生活中不断推进提高的自我实现的精神支柱，每个人在进入自我实现的某个阶段以后，又会出现新的更高的自我实现的追求。这种时时更新的自我意识总呈膨胀之势。秘书是人在社会组织中担当的一种角色。其角色意识又必须控制在社会组织为他规定的规范之内。也就是说，他不是在自己选定的环境下创造，而是在他直接碰到的环境下创造。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、决策者，仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。他仅仅服务于领导工作，活动于幕后。作为处于从属辅助地位的秘书，必须听命于人，只能在受控的前提下施控。这种受规范控制的角色意识制约着呈膨胀状态的自我意识，而强烈的自我意识能在一定条件下促进、推动角色意识，这就是自我意识与角色意识的对立统一。在这种对立统一的发展过程中，自我意识与角色意识始终是互相渗透、互为因果的。秘书要实现自我，首先必须冲出自我，在“无我”中实现自我并达到“超我”。
融自我于角色，角色中见自我。任何自我实现不可能在角色之外达到，一个人必须全力塑造丰满的角色形象，才能真正达到自我实现。在戏剧舞台上，锣鼓一响 、音乐声起，演员就各自完全进入自己的角色。演员所塑的声情并茂，维妙维肖的角色形象就是他在戏剧舞台上的一种自我实现。在秘书岗位上扮演秘书角色，就要像演员塑造角色一样，把追求、跨越更高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象上来。要彻底摈弃“身在曹营心在汉”或“这山望见那山高”的心态，使强烈的自我实现的丰富性动机完全融汇在角色意识之中。在角色意识中溶化了强烈的自我意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的角色形象，其自我实现也就达到了新的境界，也就是在角色形象中展现了崭新的独特的自我。
隐个性于共性，共性中显个性。个性，是指一个人在他内在生理素质的基础上，在一定的社会条件下，通过社会生活的实践锻炼与陶冶，逐步形成的观念、态度、气质与习惯等，它是一个人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的总和。是一个人在人与人相互接触中表现出来的性格倾向。共性，是人在社会生活中能够配合他人的行为，适应群体生活的共同要求，符合群体行为规范的性格倾向。心理学家认为，只要不是病态，任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对社会构成与发展而言。而从微观角度，对适应某种社会规范而言，个性是要服从于共性的。作为秘书，不仅要个性服从于共性，而且还要使自己的个性巧妙地溶合于共性，具有最大限度的可压缩性，刚柔相济，富有弹性。在任何情况下，在任何环境中，不但能顺应群体共性，尤其还要顺应其服务对象的独特个性。
能使个性泯消于微观而显现于宏观，是运用掌握个性维度的上乘境界。人们生活中看不到有什么个性的人，往往是最有个性的人。对秘书来说，自负清高，目中无人是狭隘危险的个性;点头哈腰，奴颜卑膝是令人恶心、没有出息的个性;而有礼有节、不亢不卑、自信自谦、能屈能伸，才是一个正派秘书所应该具有的个性。
浅谈现代管理文秘气质的养成
摘要：气质的培养能够帮助你顺利走向社会，走向世界，能够更好的树立自身的形象，在 人际交往 中给人留下温文尔雅的美好印象。良好的气质修养是秘书工作中极其重要的内容之一，为企业塑造良好形象，是企业无形的资产。所以秘书人员要注重提高自身的内在气质修养，把其优势在秘书工作中发挥到最大。 关键词：秘书 气质美 养成 提高
一、管理文秘与气质
何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。 何为气质，百度名词解释的是气质是根据人的姿态、长相、穿着、性格、行为等元素结合起来给别人的一种心理感觉，即称为气质。气质是用来形容人的，相对而言，形容场所的各种感觉，则是用气氛来形容。
而心理学上，气质是人的个性心理特征之一，它是指在人的认识、情感、言语、行动中，心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征。主要表现在情绪体验的快慢、强弱、表现的隐显以及动作的灵敏或迟钝方面，因而它为人的全部心理活动表现染上了一层浓厚的色彩。它与日常生活中人们所说的“脾气”、“性格”、“性情”等含义相近。
二、关于气质的分类
希波利特根据人体内的血液、黏液、黄胆汁和黑胆汁这四种体液的不同配合比例，将人的气质划分为四种不同类型：
1.多血质：灵活性高，易于适应环境变化，善于交际，在工作，学习中精力充沛而且效率高; 对什么都感兴趣，但情感兴趣易于变化;有些投机取巧，易骄傲，受不了一成不变的生活。
2.黏液质：反应比较缓慢，坚持而稳健的辛勤工作;动作缓慢而沉着，能克制冲动，严格恪守既定的工作制度和生活秩序;情绪不易激动，也不易流露感情;自制力强，不爱显露自己的才能;固定性有余而灵活性不足。更适合做秘书。
3.胆汁质：情绪易激动，反应迅速，行动敏捷，暴躁而有力;性急，有一种强烈而迅速燃烧的热情，不能自制;在克服困难上有坚忍不拔的劲头，但不善于考虑能否做到，工作有明显的周期性，能以极大的热情投身于事业，也准备克服且正在克服通向目标的重重困难和障碍，但当精力消耗殆尽时，便失去信心，情绪顿时转为沮丧而一事无成。
4.抑郁质：高度的情绪易感性，主观上把很弱的刺激当做强作用来感受，常为微不足道的原因而动感情，且有力持久;行动表现上迟缓，有些孤僻;遇到困难时优柔寡断，面临危险时极度恐惧。
三、管理文秘气质的养成 (一)气质美
气质最主要的特点是由内而外，气质的培养是最为漫长的过程，需要的是平时不断的自我提升 。对于气质，人的内在表现最为重要的。气质给人的美感也有很多： 怎么样才能做到气质美呢?
气质是指人相对稳定的个性特征、风格以及气度。性格开朗、潇洒大方的人，往往表现出一种聪慧的气质;性格开朗、温文尔雅，多显露出高洁的气质;性格爽直、风格豪放的人，气质多表现为粗犷;性格温和、风度秀丽端庄，气质则表现为恬静……无论聪慧、高洁，还是粗犷、恬静，都能产生一定的美感。相反，刁钻奸滑、孤傲冷僻，或卑劣萎靡的气质，除了使人厌恶以外，绝无美感可言。
在现实生活中，有相当数量的人只注意穿着打扮，并不怎么注意自己的气质是否给人以美感。诚然，美丽的容貌，时髦的服饰，精心的打扮，都能给人以美感。但是这种外表的美总是肤浅而短暂的，如同天上的流云，转瞬即逝。如果你是有心人，则会发现，气质给人的美感是不受年纪、服饰和打扮局限的。一个人的真正魅力主要在于特有的气质，这种气质对同性和异性都有吸引力。这是一种内在的人格魅力。
气质美首先表现在丰富的内心世界。理想则是内心丰富的一个重要方面，因为理想是人生的动力和目标，没有理想的追求，内心空虚贫乏，是谈不上气质美的。品德是气质美的另一重要方面。为人诚恳，心地善良是不可缺少的。 文化 水平低下也在一定的程度上影响着人的气质。此外，还要胸襟开阔，内心安然。
气质美看似无形，实为有形。它是通过一个人对待生活的态度、个性特征、 言行举止 等表现出来的。气质外化在一个人的举手投足之间。走路的步态，待人接物的风度，皆属气质。朋友初交，互相打量，立即产生好的印象。这种好感除了来自言谈之外，就是来自作风举止了。热情而不轻浮，大方而不傲慢，就表露出一种高雅的气质。狂热浮躁或自命不凡，就是气质低劣的表现。 气质美还表现在性格上。这就涉及到平素的修养。要忌怒忌狂，能忍辱谦让，关怀体贴别人。忍让并非沉默，更不是逆来顺受，毫无主见。相反，开朗的性格往往透露出大气凛然的风度，更易表现出内心的情感。而富有感情的人，在气质上当然更添风采。
高雅的兴趣是气质美的又一种表现。例如， 爱好 文学并有一定的表达能力，欣赏音乐且有较好的乐感，喜欢美术而有基本的色调感，等等。
第二气质美的提高
1、多照镜子。镜子并不是自恋的代名词，事实上，镜子是你忠实的朋友，通过它，你可以发现自己的优缺点。更重要的是，每天对着镜子说一遍“我很美丽”，这会带给你更多的自信，唯有爱自己，才会更美丽。
2、保持快乐的心境。每个人最闪亮最有魅力的时候往往是他最快乐的时候。一个整日愁眉苦脸的人，通常美不到哪去。情绪可以轻易改变一个人的气质，所以，每天都学会保持快乐的心境，你会从内到外地发光。
3、爱情是滋润剂。恋爱中的女人最美丽。这句俗到不能再俗的话却是至理 名言 。女人在陷入爱情的时候，会不自觉地有一种充实的心情，恋爱中的女人也会学会去包容。一份成熟的感情，能够磨砺出成熟美丽的气质。
4、多与你觉得充满魅力的女性沟通。表情是可以传染的。多与笑容充满魅力的女性对话，你也会在不自觉间被感染到，学会更有魅力的表情。
5、与不同辈、不同类型的人交流。一个人的魅力是通过与他人的交流而积累起来的，对于相对年轻的女性来说更是如此。在与年长或者外国朋友交流时，自己的表情、语言和视线都随不同的人而有一些微妙的调整，这种交流过程会帮助你积累与人交往的魅力。
6、找到最适合自己的笑容。自然、灿烂的笑容是予人第一印象的最佳利器。多面对镜子练习精准又自然的微笑，检讨自己的笑是否僵硬或牵强夸张，记得打从心里的笑才是最自然、坦诚的。 许多人并不是靓女俊男，但在他们的身上却洋溢着夺人的气质美：认真，执着，聪慧，敏锐。这是真正的气质美，是和谐统一的内在美。
第三秘书气质的养成
1、沉稳 (1)不要随便显露你的情绪。 (2)不要逢人就诉说你的困难和遭遇。 (3)在征询别人的意见之前，自己先思考，但不要先讲。 (4)不要一有机会就唠叨你的不满。 (5)重要的决定尽量有别人商量，最好隔一天再发布。 (6)讲话不要有任何的慌张，走路也是。 2、细心 (1)对身边发生的事情，常思考它们的因果关系。(2)对做不到位的执行问题，要发掘它们的根本症结。(3)对习以为常的做事方法，要有改进或优化的建议。(4)做什么事情都要养成有条不紊和井然有序的习惯。(5)经常去找几个别人看不出来的毛病或弊端。(6)自己要随时随地对有所不足的地方补位。 3、胆识 (1)不要常用缺乏自信的词句(2)不要常常反悔，轻易推翻已经决定的事。 (3)在众人争执不休时，不要没有主见。(4)整体氛围低落时，你要乐观、阳光。(5)做任何事情都要用心，因为有人在看着你。(6)事情不顺的时候，歇口气，重新寻找突破口，就结束也要干净利落。 4、大度 (1)不要刻意把有可能是伙伴的人变成对手。(2)对别人的小过失、小错误不要斤斤计较。(3)在金钱上要大方，学习三施(财施、法施、无畏施)(4)不要有权力的傲慢和知识的偏见。(5)任何成果和成就都应和别人分享。(6)必须有人牺牲或奉献的时候，自己走在前面。
参考文献：
1、李珑 . 管理心理学. 科学出版社
2、周季平 . 商务秘书礼仪. 中国劳动社会保障出版
3、田晓娜 . 论秘书的气质修养. 百度文库
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秘书最重要的工作是写材料，也就是写单位要求的日常公文。有人说，“能够在会议开始时发言”是秘书的内务管理技能，这确实是合理的。虽然秘书在工作中很少发言，但他经常讲话、报告情况、提出建议、传达指示、接待来访、协调工作等，并以大量方式使用口头表达。
勤于做笔记
勤奋记笔记是一个好秘书的重要条件。一般来说，为领导撰写演讲、总结和报告应该反映领导的思想、观点和风格。要做到这一点，秘书们应该注意平时做笔记。对领导参加的各种会议、调查和正式活动都要认真记录。特别是，应如实记录一些意见和细节。组织和完善这些材料，并将其应用到领导讲话中。在手稿中，手稿具有强大的生命力和独特的个性。因此，作为秘书，他们必须注意提高自己的写作能力。
愿意做小事
俗话说：“办公室里没有小事。”。作为领导身边的文字服务人员，他们不仅要能给领导提意见，还要善于做小事，愿意做小事。目前，我们的一些秘书在工作中没有想法和想法，但他们不愿意做一些看似琐碎的事情，例如数据收集和整理、手稿校对、文件收发、排版和印刷。真的，大事不能做，小事不想做。“如果你不打扫房子，为什么要打扫世界？”。秘书只有把小事一件一件做好，才有做大事的基础和条件。只有把这项基本工作做好，我们才能用手指写手稿，并自由使用。
常规工作
办公室布局：上级办公室和会议室的布局和清洁，空调、通风、照明等的调整。接待客人和接听电话：登记客人、带路、向客人传递信息、带茶带水、送出客人：接听电话、传递电话内容等。文书工作：起草公司内外的文件和信件；收集和归档各种文件和信件。日程管理：日常日程管理：会议预约、登记等。信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编、上报。出差准备：出差期间的日程管理：与相关单位联系协调；安排交通和住宿；出差后的费用报销和出差总结。会议准备：会议地点安排：登记、准备会议文件并分发给会议代表；制作会议记录等。
一、一个合格秘书的个人素质至少要具备三个条件：
1、语言表达能力。
熟练本国语言的口头表达与书面表达能力。这其中包含一个速记能力。没有对本国语言的熟练运用，速记是做不好的。当然你用电脑记录也是一样的。打字速度快也是一种速记能力。总之，各种会议要完整记录，领导口述工作也需要准确记录。
有一定的外国语基础。因为全球经济一体化之后，中文夹杂外文的文章与宣传资料太多了。
2、人际关系处理能力
总经理由于日理万机的缘故，很多沟通协调或跟进的事务工作，都会交给秘书办理。传达指令或了解工作进度，会成为秘书的主要工作。如果你没有一定的人际关系处理能力，完全以命令或传令兵的口吻对待沟通对象，多半会吃亏。你沟通的对象在企业多数都比你职位高、资格老，没有对他们的尊敬，你就会寸步难行。
当然，总经理秘书由于头上的光环，在向下沟通时会受到人们的尊敬，如果你把人们对这个职务的尊重当作对你个人的肯定，久而久之，你会上当受骗。人们对你敬而远之，你不能获得准确信息。假如你再狐假虎威，离你被冷落或贬谪的时机也就不远了。
人际关系处理能力往简单里说，就是通过尊重沟通对象获得你想要的信息或资源。
总经理秘书帽子大、实权小，放低身段，虚心学习，你的工作就能做到轻而易举，否则，就会四面树敌。
3、较强的心理承受能力
当你传递的信息造成沟通对象的心理压力或利益损失时，比如处罚决定、额外任务等等，对方会把对这个决定的不满发泄到你头上。如果你不明就里，伸出脑袋挨砖，那你就傻了。这种情况下，你要做的是笑容满面、洗耳恭听，等他说完。你只需要再补充一句：“我传达的内容您都听明白了。有什么不满，我想您亲自和总经理谈谈，一定能得到圆满解决。我劝您也别生气，虽然工作是公司的，但毕竟身体还是自己的。您多保重，再见。”
有时候，你也可能要承受来自总经理的误解和斥责。不要当面顶撞，雨过自然天晴。等总经理心平气和了，你再解释，误会一定会冰消瓦解。
因此，没有一定的心理承受能力，秘书这碗饭你最好别端。
二、一个合格秘书的职业准备也要做到三条：
1、对你所在行业有一个基本的了解。
毕业于什么院校、学过什么专业都不重要。对本行业的了解是你做好秘书工作的首要条件。了解这个行业，了解这个行业的专用俗语，了解这个行业的基本规则，是你做好工作的基础。否则，与人交流，你会感到困难重重。
2、对本企业历史与现状的全面了解。
换个说法，就是了解本企业的企业文化。了解本企业的价值观、行事方式、人文典故、发展演变进程，有助于在新制度、新政策出台时，你能准确判断员工反映，有助于你在向总经理建言献策时，掌握同类事情的处理尺度。
3、对本企业运行流程的全面掌握。
对本企业运行流程的全面掌握包含对生产型企业工艺流程的一般了解。没有对本企业生产工艺流程的了解，你会说外行话，或者讨论生产管理时，你做不了记录。对企业运行流程的全面把握，是你跟踪企业例会记录或落实总经理交办事项的路线图。不了解企业的运行流程，开展工作就无从下手。
如何了解和掌握企业生产工艺与运行流程？我认为没有捷径可走，只有到各个工序实习，到各个部门请教才行。如果坐在办公室看资料、翻文件，是永远不能做到全面掌握的。
一个新职员刚到企业要实习，一个秘书新上任，也要实习。
三、一个合格秘书还应该具备例外事务的应对处理能力：
任何企业制度再齐全、流程再完善，都会碰到没有文字规定的例外事务。特别是在后危机时代，企业经营环境发生了显著变化，行业竞争加剧，企业内外矛盾也有随时爆发的可能。大凡有制度、流程规范的事务，企业各单位部门都会自己处理、自己过滤或消化了。往往产生新情况、新问题、新矛盾才会上报给总经理，而更多时候都会都会通过秘书转达。
当秘书接到新情况、新问题的报告，有时甚至是突发事件的报告时，你的敏锐判断和处变不惊的能力就显得尤其重要。如果惊慌失措，你就可能遗漏重要细节。当总经理不在时，你还得在短时间内自己作出判定：这件事应该转告哪位企业领导、或报告哪个部门（主要指政府部门）。特别是你单独应对突发事件时，对你个人的判断能力、心理承受能力、应变能力将是一次严重考验。过得了这一关，你就前途无量；过不了这一关，你就赶紧转行。
能做好总经理秘书，再历练几年，等你人生经历丰富、行业经历丰富时，你也一样可以成为一个合格的总经理。
万丈高楼平地起，如果想在职业经理人道路上发展，做好秘书工作是第一步，并且是很重要的一步。有句老话说“多年的媳妇熬成婆”，秘书有时可能就是受气包，经受住考验，你也能走得更高。中国现代史上再大的领导都是从秘书开始的。祝小藤与各位年轻的秘书们既安于现状，又不甘于现状。
我认为很多千金大小姐或者少爷身边都有一位可敬的秘书小姐姐帮你打理事务，她们不仅颜值很高而且做事能力也相当不错，有她们的辅助都是事半功倍。
1.关于我转生成为史莱姆这件事
紫苑
其实除了紫苑，另一位公主朱莱也是萌王史莱姆的秘书，史莱姆是真的幸福啊，两位可爱的小姐姐作为秘书，但是紫苑的做事风格很犀利，常让他头疼。
2.食戟之灵
新户绯沙子
对绘里奈忠心耿耿的秘书，关于她的一切事务都是她在打理，以至于绘里奈一点生活常识都没有了，绯沙子也是非常努力的在追随绘里奈。
3.海贼王
卡莉法
水之七岛市长冰山的秘书，是一位厉害的眼镜娘，也是cp9中的唯一女性，娜美和山治都在她这里吃了不少苦头，工作能力非常出色。
4.记录的地平线
荷丽艾塔
三日月同盟负责会计，常常帮助会长打理事务，虽然没有诚惠更会算计，但职业能力还是很高的，也是和诚惠一样的有腹黑属性。
5.K
淡岛世理
青之王的左膀右臂，为达目的可以不折手段，各方面都极度优秀，外表看上去也是个完美的女超人，但也有可爱的喜欢甜食的一面。
6.甘城光辉游乐园
千斗五十铃
原本担任代经理，在西也来到甘辉后转任而担任他的秘书室长，是个态度强硬不擅长表达的女强人，对工作尽心尽力，只是不太懂的变通。
7.政宗君的复仇
由井崎翠
也是一位戴眼镜的秘书娘，爱姬父亲的女秘书，不过平时她是不戴眼镜的，聪明能干，得力助手，大家对她的工作都非常认可。
8.山田君与7个魔女
飞鸟美琴
学生会书记兼会长山崎春马的秘书，对他极为忠心，平时看起来人畜无害，实则非常擅长体术，只要山崎面临威胁就会迅速做出反击。
以上仅是个人观点。
如何提高秘书的办事办文办会能力
秘书是当代领导者、主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参谋助手、承上启下、协调服务、调查、信息督查等重大责任。要想提高秘书人员的职业素养，就必须加强对秘书人员的道德素养、业务素养和心理素养的培养。因此，秘书人员必须具备很高的职业素养，以便更好的胜任本职工作。下面就如何加强秘书人员的职业素养谈一下自己的看法。
一、 加强秘书人员的职业道德素养
秘书人员要搞好本职工作，一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。一个秘书人员，如果不能把"德"放在首位，即使有"满腹经纶"、"张良之才",也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素养，应该注意以下几点：
1、要忠于职守顾全大局，坚持团结。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。决不在领导人之间说不利于团结的话，不在上下级之间办无原则的事，坚持正派公允，不感情用事，不拨弄是非。
2、讲求工作效率。工作效率，是指在一个单位时间内的工作速度。对于经营家、企业家来说，时间就是效益，时间就是生命，应当把时间看得无比重要。要把时间看的无比重要。作的处理上，能早一天，就要早一天，能早一分钟就要早一分钟。"雷厉风行"这个成语，就是指的我们秘书的工作原则和应有的作风。
3、要严守秘密。保守秘密关系到党和国家的根本利益，关系到国家的安全和社会主义现代化建设的顺利进行。保守秘密具有普遍性，是每个公民义不容辞的责任，而处于枢纽地位的秘书和秘书部门则显得尤其必要和重要，它不仅是秘书和秘书部门的重要职能，而且还是秘书工作的重要原则和重要纪律之一。作为一名称职的秘书，必须强化保密意识，明确新时期保密工作的方针和特点，遵守保密纪律，执行保密制度，切实作好保密工作。
4、要注意协调关系。我们生活的社会是一个充满矛盾的社会，有矛盾就需要协调。秘书作为领导的耳目、助手和参谋，协调关系是他的基本职责之一。秘书协调，在领导工作和机关工作中占有重要的地位，发挥着重要的作用。（1）协调是秘书工作的一项基本职能；（2）它有利于领导工作的正常进行；（3）它有利于提高机关、单位工作的效能
5、要实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现。
二、 加强秘书人员的业务素养
秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢？下面就5点加以探讨：
1、终生学习---厚功底
在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。
2、不断锻炼办事能力
秘书要提高自己的办事能力，要求坐到：能正确理解和领会领导的意图、指示，熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握工作规律，区分轻重缓急，抓住工作要害，并具有较强的交际能力、应变能力，能审时度势，因势利导，驾驭局势，将繁杂的机关、单位的事物处理的井井有条。尽可能地安排秘书人员深入调查研究，吃透"下情",广泛获取第一手资料。现今的时代，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性，另一方面又多半受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。作为一名秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。当然，秘书人员在强化自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一。
3、加强规范遵纪守法
严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文时必须遵循的准绳。
4、办理业务能力
作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。由此可见，秘书人员应该具备一定的"谋略",应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素养，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。
5、积累经验灵活办事
秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能说话过快过慢、罗索、冗长，词不达意。而应简练明白，富于感染力，忠于事实。只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。
三 、加强秘书人员的心理素养
心理素养是秘书人员基本素养的基础。而秘书的心理素养，是指秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的、经常性的、本质的心理特点的总和。一个秘书如果没有良好的`心理素养，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。
1、 平衡心理控制情绪
情绪，指人的情感较强烈、带冲动性的外部表现。是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。冲动性、情景性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。秘书的情绪，是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。它是秘书实践活动主观方面的前提条件，受到自然环境、自身健康状况和社会环境等因素的影响和制约。要求秘书本身尽可能的冷静地对待社会环境、舆论评价等的影响，能驾驭和控制自己的情绪，经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。
2、 坚韧的意志
秘书工作做的如何，效率是高是低，在很大程度上取决于秘书意志的强弱。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是"红花"而甘为"绿叶"者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。
3、 完善自身性格
性格，指人对显示态度及相应的习惯行为方式中比较稳定的、独特的心理特征的总和。秘书的性格，是秘书在个性生活过程中所形成的、对显示稳定的态度以及与之相对应的习惯化的行为方式，是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。秘书的工作性质，要求秘书具有外向型和内向型性格之长而弃其短，既要敏捷，又要沉着；既要活泼，又要严肃；既要善于交际，又要保守秘密。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是自信开朗、意志坚强、敏捷稳健、坚毅谦虚、幽默风趣和友爱合作。
所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，"闻道有先后，术业有专攻",其秘书心理素养不能不增强，不能不控制。有良好的心理素养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素养。
总之，职业素养的三个方面之间是相辅相成，缺一不可的。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的职业道德素养、业务素养和心理素养，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。
作为一名优秀的秘书,必须具备在以下八大方面的优秀品质:
一.礼貌
面对一个有教养的人,有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能,做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵,有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往,因此,有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作,只有温和善良才是真正的礼貌。
二.分寸感
一名好秘书可以从以下三方面掌握分寸:
A.这样为人处世有分寸:自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。
做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,与人方便,与己方便。同在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽,心情就舒畅,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。
B.这样说话有分寸:坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。
病从口入,祸从口出。因此,上班时,尽量多做事少说话。这样做,可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,也不要对同事评头论足,谁是谁非,自己心中有数。
C.这样办事有分寸:谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。
三.谦虚
谦虚有三个好处:既能使你在别人心里感觉良好,又不会树大招风,更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话,他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等,只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。
四.自制
善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现,但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己,而不应该是性情中人。我们常说办公室里有"六不"原则:不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之,急躁会影响人的判断力,秘书,切忌躁火攻心,失去理智。
五.敬业心
秘书的职业特点,决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动,做到招之即来,来之能干,在具体紧张的工作中,脚踏实地,不计个人得失,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。
七.责任感
责任分为两种,明确的责任是你的职责范围,不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作,这是秘书的本份;做好不明确的工作,则会受人重用。一个好秘书,一定知道什么事情是重要的,哪些细节会给上司带来帮助,遇到突发性的意外事件,秘书应沉着、从容地应对,变通地解决。责任感不仅在危难时候需要,在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。
八.秘书的自我完善
(一)保持身心健康
秘书人员由于所处位置特殊,工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高,在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定,乐观向上,具有爱心,善解人意,态度现实,责任心强,灵活多变,适应力强,人际关系和谐,善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围,在这种良好的人际关系中自如地工作,压力得以缓解,苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解,工作的疲惫感以此而消失,从而达到心理平衡。
(二) 了解自己的上司,做好本职工作
做好本职,听起来很简单,但在商界,做起来可并非是一件容易的事。从片中我们可以看到安迪在被确定为米兰达的第二助理后所作的许多繁忙冗杂的事物。因此,如何做好自己的本职工作,值得重视。
首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通过公司员工对米兰达到公司的表现,已经明白这是一个很难对付的上司。而且在日后的工作中,也逐渐了解了米兰达的脾性:刁专、苛责、对工作极度的挑剔、对下属要求极高等等。如果不了解这些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后,如何做到符合上司满意。
面对公司繁杂的事务,面对上司每一番甚至没有标点停顿的安排,安迪学会了随时带个小本在身上以便迅速记下上司的嘱咐事务;当米兰达决定要她和艾米莉一同出席慈善晚会时,她又在很短的时间内牢记了出席晚会重要人士的名字;尽管安迪以前对时尚服装这个行业从来不感兴趣,甚至很排斥,但任职不久,便能对业内的人士和重要设计等熟悉掌握……这些都充分展现了安迪作为一名秘书优秀的品质,用我们的话来讲,就是"干一行,爱一行"--一定要迅速的掌握所在职业的基本知识。
(三)努力做到出力而不"越位"
我们强调,要准确地认识自己的社会角色,摆正自己的社会位置,目的是为了防止和克服"越位"现象,找到一个稳定的出力方式。"越位"是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。
发生越位的原因很多。从秘书角度来说,有的人属于心理品质有问题,不把领导放在眼里,这种人为数极少;而就多数有这方面错误行为的人来说,是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此,秘书人员应正确认识自己的角色地位,出力而不越位。
(四) 学会从上司的眼神和动作中领悟意旨
不能否认,语言是交流的工具,但除此,眼神和动作也是在我们的 人际交往 中很重要的传递信息的的方式。作为上司或者是老板的秘书,一定要能够在工作中对其眼神和动作的领会。当米兰达看着她的衣着、鞋子看了一圈而没有任何语言表达的时候,安迪已经明白自己该做什么了,那就是要注重自己的衣着得体--在职业内的得体。当安迪将《哈里波特》的复印件终于摆到米兰达的眼前时,她也从米兰达的眼神和嘴唇的微微张合中明白自己已经得到了女魔头的认可!因此,这也就告诉我们,学会察言观色,不是一件坏事,特别是在秘书行业,很多无法言说的意旨只能靠心领神会!
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